Bedrijfsvoering

Algemeen

Met de bedrijfsvoering ondersteunen we de organisatie bij de uitvoering van hun werk. Hierdoor kunnen we inwoners en bedrijven in ons dorp voorzien van een goede dienstverlening en de ambities uit het coalitieakkoord realiseren.

Centrumregeling bedrijfsvoering Leidse regio

Bij bedrijfsvoering werken we samen met onze collega's in de Leidse regio via de Centrumregeling bedrijfsvoering Leidse regio. Gemeente Leiden cluster IDA voert de bedrijfsvoeringstaken voor ons uit op het gebied van HRM, Financiën, Juridische zaken, Inkoop, Facilitaire zaken, ICT en informatievoorziening. Wij betalen hiervoor een jaarlijkse bijdrage. Voor onze gemeente is van belang om invulling te geven aan onze rol als opdrachtgever binnen de Centrumregeling.

Wij hebben per 1 januari 2025 – net als de andere partnergemeenten – een nieuwe Dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Leiden gesloten. Deze overeenkomst borduurt voort op de eerdere afspraken. Dit is in overeenstemming met de evaluatie light. In de P&C-producten hebben wij de raad conform afspraak geïnformeerd over de dienstverlening van de Centrumregeling.

We vinden het van belang dat dat de bedrijfsvoering zich blijft ontwikkelen om te kunnen ondersteunen bij maatschappelijke ontwikkelingen. Het Strategisch Plan Bedrijfsvoering Leidse Regio (vastgesteld op 1 april 2024) geeft hiervoor richting aan.

In het Strategisch Plan staan de opgaven die alle gemeenten in de Leidse regio de komende jaren hebben, de uitgangspunten die we hebben voor de samenwerking in de Leidse regio en drie strategische thema’s waar we met elkaar aan werken. De drie strategische thema’s zijn:

1. Duurzame inzetbaarheid;

2. Wendbare bedrijfsvoering;

3. Digitale transformatie.

Deze thema’s en de bijbehorende acties worden jaarlijks verder uitgewerkt in een Uitvoeringsplan. In 2025 is voor het eerst Uitvoeringsplan vastgesteld en wordt ieder jaar geactualiseerd. De diverse acties uit het Uitvoeringsplan.

We zijn te spreken zijn over de dienstverlening van IDA. Om dit te bestendigen hebben we in november 2025 nieuwe afspraken gemaakt om de kwaliteitsbeleving van de dienstverlening door IDA te monitoren. Wij doen dat door middel van periodieke gesprekken op tactisch en strategisch niveau. Daarnaast wordt de dienstverlening gemeten aan de hand van een aantal prestatieindicatoren. Voorbeelden daarvan zijn de tijdigheid van factuurverwerking, het aantal ICT-verstoringen en de doorlooptijd van bezwaarbehandeling. In 2026 vervolgen we het gesprek over de set van prestatieindicatoren.

Personeel & organisatie (HRM)

Formatie en bezetting
De formatie en bezetting is per 31 december 2025 als volgt:

In algemene zin is de formatie met 0,47 fte gedaald in 2025 (166,31) t.o.v. 2024 (166,78 fte). De bezettingsgraad van 90,84% is met peildatum 31-12-2025 iets gestegen ten opzichte van 2024 (90%).

De verhouding tussen vaste medewerkers en inhuur is teruggebracht van 22,6% in 2022, 14,8% in 2023 naar 12,19% in 2024 en weer 13% op 31-12-2025. Ondanks de stabilisatie blijft het verder verlagen van de externe inhuur een aandachtspunt waarop gestuurd wordt.

Arbeidsmarkt
De krappe arbeidsmarkt blijft een uitdaging. We blijven focussen op een balans tussen jong en ervaren talent, vaste en flexibele medewerkers, ambitie en beschikbare capaciteit. Financiële en technische functies, groenbeheerders en specialistische (projectleiders)functies blijven lastig te werven. Er wordt waar mogelijk geïnvesteerd in het doorontwikkelen van de huidige medewerkers naar deze functies. Daarnaast is er geïnvesteerd in opleiding en ontwikkelmogelijkheden, projectmatig en planmatig werken en worden mogelijkheden van zij-instroomtrajecten verkent.

Verzuim en gezondheid
Het gemiddeld verzuim over 2025 is 5,1% (dit was 4,6% over 2024). Dit zit met name in de stijging van middellang verzuim (8-42 dagen) van 0,5% (jan ’25) tot 0,9% (jan ’26), en lang verzuim (43-365 dagen) van 1,3% (jan ’25) naar 3,0% (jan ’26). De meldingsfrequentie bleef gelijk op 1,0. Het aantal medewerkers dat helemaal niet ziek is geweest (nulverzuim) steeg wel van 43,4% (jan ’25) naar 47,2% (jan ’26).

Regionale HRM-projecten
Binnen de regiogemeenten is er met name gewerkt aan vitaliteit, integriteit en leren en ontwikkelen. Naast deze regionale projecten is het afgelopen jaar binnen Oegstgeest gewerkt aan de regeling gebruik dienstvoertuigen, arbeidsmarktstrategie en actualisatie en aanscherping van diverse regelingen en beleid door invoering van de Cao en nieuwe wet- en regelgeving.

Organisatie

Er moet een goede balans zijn tussen beschikbare ambtelijke capaciteit en ambities. We willen ook een gezonde balans hebben tussen vaste en flexibele medewerkers om kennis te borgen en verbinding met het dorp te houden. De huidige arbeidsmarkt maakt het een uitdaging om voldoende en juiste mensen te vinden. Door te investeren in de ontwikkeling van onze medewerkers, aandacht te hebben voor waardering en de collegialiteit te versterken blijven en worden we als werkgever aantrekkelijk voor de huidige medewerkers en nieuwe kandidaten. In 2025 hebben we dit gedaan door met medewerkers nieuwe projecten op het gebied van onze interne organisatievisie op te pakken. Voorbeelden zijn: Maatschappelijke bijdragen van collega’s, Onboarding voor nieuwe collega’s en Inrichten webpagina voor beheer en onderhoud. Deze projecten ronden we in 2026 af.

Daarnaast hebben we in 2025 een interne strategie opgesteld over kunstmatige intelligentie (AI). In deze strategie geven we aan hoe deze impactvolle ontwikkeling op een goede en verantwoorde manier een plek kan krijgen in onze organisatie. We kiezen voor een mensgerichte en lerende aanpak en hebben we een handreiking voor het zorgvuldig gebruik van AI door medewerkers en organisatie opgesteld. We werken op het gebied van AI nauw samen met de partners in de Leidse regio. In 2026 geven we hier vervolg aan door samen te experimenteren met toepassingen en het vaststellen van een regionaal beleid.

In 2025 organiseerden we wederom een themasessie waarin de gemeentesecretaris de raad informeerde over ontwikkelingen in en rondom de organisatie.

Informatievoorziening en ICT

In 2025 hebben we verder gewerkt aan een betrouwbare, veilige en toekomstbestendige digitale basis voor onze dienstverlening. Daarbij lag de focus op het op orde maken en houden van de basis (continuïteit, veiligheid en informatiehuishouding) én op vernieuwing (AI en slimmer organiseren).

Een onderdeel van de basis op orde is het programma Stabiliteit en Veiligheid. Binnen dit programma investeren we in het versterken van informatiebeveiliging, het verminderen van technische kwetsbaarheden en het vergroten van de weerbaarheid van onze systemen en de continuïteit van onze informatievoorziening. Gezien de toenemende dreiging op het gebied van cybersecurity en de groeiende afhankelijkheid van digitale processen, vraagt dit blijvende aandacht.

Door het professionaliseren van lifecyclemanagement van applicaties en systemen brengen we systematisch in beeld welke systemen in gebruik zijn, wat hun verwachte levensduur is en wanneer vervanging noodzakelijk is. Door dit inzicht tijdig te organiseren, worden investeringsmomenten beter voorspelbaar. Dit vergroot de financiële beheersbaarheid en voorkomt onverwachte vervangingsopgaven.

Op het gebied van applicaties en systemen zijn onder meer het financieel systeem en de oude werkomgeving – werkplek71 – vervangen en is een nieuwe opleidingsomgeving geïmplementeerd. Ook zijn ICT-architectuurprincipes vastgesteld. Deze geven richting aan het ontwerpen en inrichten van de gemeentelijke informatievoorziening.

In 2025 is de hardware van de digitale werkplek grotendeels vervangen: alle beeldschermen zijn vernieuwd en de laptops zijn vervangen. Daarnaast zijn we overgestapt van Windows 10 naar Windows 11 als besturingssysteem voor de werkplek. Hiermee is de continuïteit van de werkplek geborgd en voldoen we aan actuele beveiligings- en ondersteuningsstandaarden.

Informatiebeveiliging en privacy

Het is essentieel dat onze systemen en gegevens goed beveiligd zijn en zorgvuldig worden verwerkt. Om de kwaliteit van informatiebeveiliging en privacy structureel te borgen, heeft de Centrumgemeente het team Informatiebeveiliging & Privacy (IB&P) verder uitgebreid conform afspraken met de partnergemeenten. Hiermee versterken we doorlopend de veiligheid, continuïteit, rechtmatigheid (AVG/Wpg) en verantwoording van informatieverwerking.

Er is gericht gewerkt aan het verder inrichten van de organisatie met het oog op naleving van de Cyberbeveiligingswet (NIS2) en Baseline Informatiebeveiliging Overheid versie 2 (BIO2). Dit is nodig om te voldoen aan de BIO2, wat tegelijkertijd een belangrijke basis vormt voor naleving van de NIS2.

In 2025 zijn in Oegstgeest een nieuw Informatiebeveiligingsbeleid en Privacybeleid vastgesteld, waarmee een belangrijke basis is gelegd voor verdere professionalisering. Daarnaast is gestart met het gebruik van Publiosa voor het actualiseren van het register van verwerkingen, met als doel de privacyhuishouding aantoonbaar op orde te brengen.

Verantwoording ten aanzien van de rechtmatigheidsevaluatie

Bij de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financiële beheer wordt aandacht geschonken aan de drie (rechtmatigheids)criteria: het begrotingscriterium, het misbruik en oneigenlijk gebruikcriterium en het voorwaardencriterium. In de kadernota 2025 van de commissie BBV is is nader beschreven welke aspecten in de bedrijfsvoeringsparagraaf moeten worden opgenomen:

1. Indien het totaal van de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) ten aanzien van begrotings-, voorwaarden- en misbruik en oneigenlijk gebruik criterium boven de door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens komen, wordt aangegeven welke beheersingsmaatregelen zijn getroffen om in de toekomst tekortkomingen in de rechtmatigheid te voorkomen;

2. Bevindingen die boven de rapporteringsgrens (€ 100.000) vallen die college en raad met elkaar door middel van het "intern controleprotocol" hebben afgesproken;

3. Bevindingen die geen financiële impact hebben, maar wel relevant zijn om de raad over te informeren (formele rechtmatigheidsfouten). Hierbij kan worden gedacht aan de volgende omstandigheden:

• De normen uit de gids proportionaliteit worden veelvuldig niet nageleefd of worden slecht gedocumenteerd en/of gemotiveerd;

• Niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de wet Fido en bijbehorende Regelingen.

De verantwoordingsgrens is voor het boekjaar 2025 berekend op 2% van € 82.693.290 (lasten exlusief de toevoegingen aan de reserves) = € 1.653.866.

Genomen beheersingsmaatregelen ten aanzien van geconstateerde afwijkingen

We hebben vastgesteld dat de geconstateerde (bruto) afwijkingen (als gedefinieerd in de Kadernota Rechtmatigheid) het door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens voor rechtmatigheid niet heeft overschreden.

Bevindingen die boven de rapporteringsgrens vallen

Afwijkingen boven verantwoordingsgrens, waarbij individuele afwijkingen groter zijn dan de rapporteringsgrens

In deze paragraaf moet een nadere toelichting worden gegeven op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen voor zover deze de rapportagegrens overschrijden, maar waarbij het totaal aan afwijkingen niet de verantwoordingsgrens heeft overschreden. Voor deze bevindingen geven we aan welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

We hebben geen (begrotings)onrechtmatigheden die niet als acceptabel zijn geduid door de raad conform het intern controleprotocol 2025. Om die reden hebben we geen bevindingen die we moeten toelichten waarvoor we maatregelen moeten nemen.

Afwijkingen onder de verantwoordingsgrens, waarbij individuele afwijkingen groter zijn dan de rapporteringsgrens

In bijlage 2 van de kadernota rechtmatigheid 2025 is in casus 3 zichtbaar dat de commissie BBV adviseert om ook de afwijkingen te rapporteren indien de verantwoordingsgrens niet is overschreden, maar waarvan de individuele afwijking wel boven de rapporteringsgrens uit komt. Zodoende rapportering we hier één afwijking.

Begrotingsoverschrijding programma 5 ad € 1,5 miljoen

Door de overgang van de wethouderspensioen naar het ABP per 01-01-2028 is een dotatie in de pensioenvoorziening van € 1.750.000 (N) gedaan. Op 3 december 2025 heeft de commissie BBV de stellige uitspraak gedaan de hoogte van de voorziening op te hogen naar het bedrag van de prognose op basis van het uitgevoerde onderzoek (benodigd vermogen op 1 januari 2025 op basis van inkoop Wtp bij ABP; bedrag genoemd bij C in genoemde brief). Deze informatie kwam te laat om nog een begrotingswijziging door de raad te laten vaststellen. Deze extra dotatie heeft de overschrijding op programma 5 veroorzaakt.

Bevindingen die geen financiële impact hebben, maar wel relevant zijn om te vermelden

We hebben geen bevindingen die geen financiële impact hebben, maar wel relevant zijn.

Collegeonderzoeken ex artikel 213a Gemeentewet

Bij de vaststelling van de Financiële verordening 2024 heeft de raad bepaald dat in de begroting jaarlijks een planning van de doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken die het college uitvoert wordt opgenomen. In de Jaarrekening doen we verslag van de onderzoeken. Voor 2025 stonden de volgende onderzoeken op de rol:

■ ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit): de jaarlijkse verantwoording over het kwaliteitszorgsysteem en de informatieveiligheid op het terrein van de Basisregistratie Personen (BRP). Resultaat te vinden op: https://www.waarstaatjegemeente.nl/viewer?report=rgt_iv17&inp_geo=gemeente_1680
■ ENSIA: de jaarlijkse verantwoording over het kwaliteitszorgsysteem op het terrein van de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG). Resultaat te vinden op: https://www.waarstaatjegemeente.nl/viewer?report=rgt_iv17&inp_geo=gemeente_1680
■ ENSIA: de jaarlijkse verantwoording over het kwaliteitszorgsysteem op het terrein van de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT). Resultaat te vinden op: https://www.waarstaatjegemeente.nl/viewer?report=rgt_iv17&inp_geo=gemeente_1680
■ ENSIA: de jaarlijkse verantwoording over het kwaliteitszorgsysteem op het terrein van de Basisregistratie Ondergrond (BRO). Resultaat te vinden op: https://www.waarstaatjegemeente.nl/viewer?report=rgt_iv17&inp_geo=gemeente_1680