Bedrijfsvoering

Algemeen

Met de bedrijfsvoering ondersteunen we de organisatie bij de uitvoering van hun werk. Hierdoor kunnen we inwoners en bedrijven in ons dorp voorzien van een goede dienstverlening en de ambities uit het coalitieakkoord realiseren.

Centrumregeling bedrijfsvoering Leidse regio

Bij bedrijfsvoering werken we samen met onze collega's in de Leidse regio via de Centrumregeling bedrijfsvoering Leidse regio. Gemeente Leiden cluster IDA voert de bedrijfsvoeringstaken voor ons uit op het gebied van HRM, Financiën, Juridische zaken, Inkoop, Facilitaire zaken, ICT en informatievoorziening. Wij betalen hiervoor een jaarlijkse bijdrage. Voor onze gemeente is van belang om invulling te geven aan onze rol als opdrachtgever binnen de Centrumregeling.

In de Centrumregeling staat dat deze ten minste eens per vier jaar geëvalueerd moet worden en voor het eerst in 2024. In de zomer van 2024 is de eerste evaluatie uitgevoerd. De evaluatieperiode was met anderhalf jaar erg kort. Daarom is er ook geen uitgebreide, maar een korte evaluatie gedaan: de ‘evaluatie light’.

De evaluatie light kon door de korte looptijd nog geen scherpe conclusies trekken over het functioneren van de centrumregeling. Wel is geconstateerd dat de samenwerking tot nu toe “opmerkelijk soepel” verloopt. En “het is knap – en ongebruikelijk – dat de dienstverlening vooralsnog niet heeft geleden onder de transitie”.

Alle partners geven aan op dezelfde manier te willen blijven samenwerken. Er zijn ook een aantal aanbevelingen gedaan. Deze hebben vooral betrekking op het verduidelijken en borgen van de gemaakte afspraken. In oktober 2024 zijn alle aanbevelingen overgenomen en opgepakt. De uitvoering loopt door in 2025.

Wij hebben per 1 januari 2025 – net als de andere partnergemeenten – een nieuwe Dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Leiden gesloten. Deze overeenkomst borduurt voort op de eerdere afspraken. Dit is in overeenstemming met de evaluatie light In de P&C-producten hebben wij de raad conform afspraak geïnformeerd over de dienstverlening van de Centrumregeling.

We vinden het van belang dat dat de bedrijfsvoering zich blijft ontwikkelen om te kunnen ondersteunen bij maatschappelijke ontwikkelingen. Het Strategisch Plan Bedrijfsvoering Leidse Regio geeft hier voor de komende jaren richting aan. Dit plan is samen met de regio gemaakt en op 1 april 2024 vastgesteld.

In het Strategisch Plan staan de opgaven die alle gemeenten in de Leidse regio de komende jaren hebben, de uitgangspunten die we hebben voor de samenwerking in de Leidse regio en drie strategische thema’s waar we met elkaar aan werken. De drie strategische thema’s zijn:

1. Duurzame inzetbaarheid;

2. Wendbare bedrijfsvoering;

3. Digitale transformatie.

Deze thema’s en de bijbehorende acties worden jaarlijks verder uitgewerkt in een Uitvoeringsplan. In 2024 is gestart met het maken van het eerste Uitvoeringsplan. Dit plan zal begin 2025 worden vastgesteld. De acties zijn (waar mogelijk) al in 2024 opgestart

Personeel & organisatie (HRM)

Organisatie

Er moet een goede balans zijn tussen beschikbare ambtelijke capaciteit en ambities. We willen ook een gezonde balans hebben tussen vaste en flexibele medewerkers om kennis te borgen en verbinding met het dorp te houden. De huidige arbeidsmarkt maakt het een uitdaging om voldoende en juiste mensen te vinden. We blijven hierop focussen om een goede mix tussen jong en oud, ervaring en talent te vinden en vast te houden. Zo blijven we aantrekkelijk.

In 2024 hebben we geïnvesteerd in de organisatie en de medewerkers door een breed opleidingsprogramma en door medewerkers de ruimte te bieden zich te ontwikkelen. Daarnaast werken we actief  aan het versterken van interne samenwerking en het vergroten van werkplezier. Ook hebben we extra ingezet op projectmatig werken door het organiseren van trainingen en actualiseren van de werkwijze. We merken dat medewerkers elkaar goed weten te vinden om samen aan projecten en opgaven te werken en dat mensen graag bij Oegstgeest blijven én komen werken. Dit wordt bevestigd door positieve uitkomsten van het tweejaarlijkse medewerkerstevredenheidsonderzoek dat in 2024 is gehouden. In 2024 hebben we voor de zomer in een themasessie de raad geïnformeerd over ontwikkelingen in en rondom de organisatie.

Formatie en bezetting

De formatie en bezetting is per 31 december 2024 als volgt:

In algemene zin is de formatie met 9 fte gestegen in 2024 (166,78) t.o.v. 2023 (158 fte). De bezettingsgraad van 90% is met peildatum 31-12-2024 iets gedaald ten opzichte van 2023 (91%).

De verhouding tussen vaste medewerkers en inhuur is teruggebracht van 22,6% in 2022, 14,8% in 2023 naar 12,19% op peildatum 31 december 2024.

De krappe arbeidsmarkt blijft een uitdaging, maar we blijven focussen op een balans tussen jong en ervaren talent, vaste en flexibele medewerkers, ambitie en beschikbare capaciteit. Strategische beleidsfuncties, technische functies, groenbeheerders en specialistische functies blijven lastiger te werven. Waar mogelijk wordt geïnvesteerd in het doorontwikkelen van de huidige medewerkers naar deze functies. Daarnaast is er geïnvesteerd in opleiding en ontwikkelmogelijkheden, een sterke samenwerking en projectmatig werken. De resultaten van de organisatieontwikkeling zijn zichtbaar in het medewerkerstevredenheidonderzoek, dat een positieve ontwikkeling laat zien ten opzichte van 2022.

Verzuim en gezondheid

Het gemiddeld verzuim over 2024 is 4,7% (omlaag van 5,9% over 2023) was en dit komt door een daling in alle verzuimklassen, behalve kort verzuim (1-7 dagen), met name door daling in ‘lang’ verzuim (43-365 dagen): van 2,3% (2023) naar 1,9% (2024) en een daling van ‘zeer lang’ verzuim (365-720 dagen): van 1,6% (2023) naar 1,1% (2024).

Ook de meldingsfrequentie neemt af, van 1,1 naar 0,9. Het aantal medewerkers dat helemaal niet ziek is geweest (nulverzuim) stijgt van 39,2% naar 48,3%.

Regionale HRM-projecten

Binnen de regiogemeenten is er met name gewerkt aan vitaliteit, integriteit en de arbodienstverlening. Naast deze regionale projecten is er gezamenlijk opgetrokken voor een nieuwe reiskostenregeling, het sociaal statuut, het werken en sturen met HRM-data en doorontwikkeling van de Strategische Personeelsplanning (SPP).

Informatievoorziening en ICT

De informatietaken zijn belegd bij de Centrumregeling. In 2024 is onder meer gewerkt aan de afronding van het RIS BIS. De nieuwe aanbesteding van het financieel- en inkoopsysteem is afgerond. Het doel is om vanaf 1 januari 2026 in het nieuwe systeem te gaan werken. Deze startdatum belangrijk omdat dan het oude systeem niet meer wordt onderhouden door de leverancier. Ook zijn diverse projecten uitgevoerd die helpen bij het voldoen aan de Archiefwet zoals het opschonen van verouderde archiefsystemen.

Digitalisering is een belangrijk onderdeel van ons werk. We werken aan een betrouwbare basis van onze dienstverlening door aandacht te blijven houden voor een stabiele en simpele ICT-omgeving. We zorgen dat onze informatiehuishouding op orde is.

Wat hebben we in 2024 gedaan?

Digitalisering: in 2024 is hard gewerkt aan de basis. We zorgen voor een stevige, flexibele infrastructuur die mee kan bewegen met veranderingen. Dit doen we met Common Ground: een manier om systemen beter met elkaar te laten samenwerken. Zo kan informatie makkelijker gedeeld worden en voorkomen we dubbel werk.

Er is hard gewerkt aan structurele verbeteringen van de ICT-infrastructuur. Dit zorgt voor betere prestaties, meer stabiliteit en een hogere beschikbaarheid van IV-systemen en werkplekken. Zo kunnen medewerkers betrouwbaarder en efficiënter werken.

Rondom het zaaksysteem en ‘Huishouding op orde’ zijn belangrijke stappen gezet. De manier van hoe we informatie opslaan is opnieuw bepaald. Dit verbetert de vindbaarheid van informatie. Het zorgt ervoor dat we voldoen aan wet- en regelgeving op het gebied van privacy, opslag, archivering en ontsluiting.

In 2024 is de uitfasering van een e-mailarchiefsysteem afgerond. Hiermee voldoen we aan de Algemene verordening gevensbebscherming (AVG).

Kunstmatige intelligentie (AI): AI verandert de wereld in hoog tempo. Wat de toekomst precies brengt, weten we niet. De uitdaging is daarom niet (alleen) voorspellen wat er op onze gemeente af komt, maar vooral om ons voor te bereiden op het onbekende. Dat vraagt om een stevige basis, betrouwbare data én de wendbaarheid om in te kunnen spelen op nieuwe ontwikkelingen. Vanaf medio 2024 hebben we ons ingezet op het met collega’s en regio verkennen van de kansen, risico’s en organisatie van toepassingen van (generatieve) AI. Dit moet in 2025 Leiden tot een lokale strategie en implementatie waar mogelijk en wenselijk met de partners in de Leidse regio.

Informatiebeveiliging: in 2024 hebben we onderzoek laten doen naar de Informatiebeveiliging en Gegevensbescherming. Zo hebben we een beter beeld gekregen van de staat van onze beveiliging. Het onderzoek laat zien dat onze beveiliging goed, maar voor verbetering vatbaar is. We hebben daarom een verbeterplan opgesteld waarmee we onze beveiliging verder versterken. Hiermee gaan we in 2025 aan de slag.

We hebben in 2024 een start gemaakt met het vullen van het landelijk Algoritmeregister. Een algoritme is een stukje computersoftware die automatisch taken uitvoert.

We hebben Cyberweerbaarheid en privacybewustzijn vergroot door bewustwordingssessies, bijvoorbeeld bij de introductie van nieuwe medewerkers. Daarnaast hebben we cursussen aangeboden via e-learning. Ook werden phishingtests uitgevoerd.

Open en Toegankelijke Overheidsinformatie

Het regionaal programma OTO draagt zorg voor de implementatie en borging van vier wetten. Het gaat om de Wet open overheid (Woo), de Wet elektronische publicaties (Wep), de Wet digitale overheid (Wdo) en de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv).

Samen zorgen deze wetten voor meer openheid, toegankelijkheid, bereikbaarheid en kenbaarheid:

• De Woo zorgt voor openheid door ons te bewegen tot het actief publiceren van elf informatiecategorieën.

• De Wep zorgt voor kenbaarheid van door ons genomen en nog te nemen besluiten, met invoering van de verplichting tot digitale terinzagelegging en aansluiting op de notificatiedienst ‘Berichten over uw buurt’.

• De Wdo zorgt dat de informatie die wij digitaal delen toegankelijk is voor mensen met een visuele, cognitieve of auditieve beperking.

• De Wmebv maakt mogelijk dat burgers officiële berichten voortaan desgewenst digitaal met de gemeente kunnen uitwisselen.

Sinds 2024 worden de eerste informatiecategorieën van de Woo actief openbaar gemaakt. Daarover leest u meer in paragraaf 4.2.9 ‘Wet open overheid (Woo)’.

In 2024 is in het kader van de Wep de aansluiting van onze gemeente op de notificatiedienst ‘Berichten over uw buurt’ gerealiseerd.

In 2024 is de voorbereiding van de implementatie van de Wdo in een vergevorderd stadium geraakt. Medio 2025 zal onze gemeente digitaal toegankelijk werken conform de wettelijke vereisten.

De inwerkingtreding van de Wmebv is landelijk tot 2026 uitgesteld, waardoor ook 2025 nog zal worden benut voor de realisatie van de benodigde technische oplossingen en het inrichten en aanpassen van werkprocessen.

Verantwoording ten aanzien van de rechtmatigheidsevaluatie

Bij de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financiële beheer wordt aandacht geschonken aan de drie (rechtmatigheids)criteria: het begrotingscriterium, het misbruik en oneigenlijk gebruikcriterium en het voorwaardencriterium. In de kadernota 2024 van de commissie BBV is is nader beschreven welke aspecten in de bedrijfsvoeringsparagraaf moeten worden opgenomen:

1. Indien het totaal van de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden, ieder afzonderlijk) ten aanzien van begrotings-, voorwaarden- en misbruik en oneigenlijk gebruik criterium boven de door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens komen, wordt aangegeven welke beheersingsmaatregelen zijn getroffen om in de toekomst tekortkomingen in de rechtmatigheid te voorkomen;

2. Bevindingen die boven de rapporteringsgrens (€ 100.000) vallen die college en raad met elkaar door middel van het "intern controleprotocol" hebben afgesproken;

3. Bevindingen die geen financiële impact hebben, maar wel relevant zijn om de raad over te informeren (formele rechtmatigheidsfouten). Hierbij kan worden gedacht aan de volgende omstandigheden:

• De normen uit de gids proportionaliteit worden veelvuldig niet nageleefd of worden slecht gedocumenteerd en/of gemotiveerd;

• Niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de wet Fido en bijbehorende Regelingen.

Genomen beheersingsmaatregelen ten aanzien van geconstateerde afwijkingen

We hebben vastgesteld dat de geconstateerde onrechtmatigheden (als gedefinieerd in de Kadernota Rechtmatigheid) het door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens voor rechtmatigheid niet heeft overschreden. Dit geldt ook voor de door ons geconstateerde onduidelijkheden.

Bevindingen die boven de rapporteringsgrens vallen

In deze paragraaf moet een nadere toelichting worden gegeven op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen voor zover deze de rapportagegrens overschrijden, maar waarbij het totaal aan afwijkingen niet de verantwoordingsgrens heeft overschreden. Voor deze bevindingen geven we aan welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen. We hebben één (begrotings)onrechtmatigheid die niet past binnen het vooraf vastgestelde beleid, waardoor deze niet als acceptabel is geduid.

Begrotingsoverschrijding programma 7

De overschrijding op de lasten van programma 7 is € 164.000. In dit programma zijn de lasten van Saldo Financieringsfunctie hoger dan begroot (totaal € 162.000). Dit wordt voornamelijk veroorzaakt doordat de toerekening van de rentelasten aan de taakvelden lager is dan begroot. De oorzaak hiervan is dat de werkelijke rentebaten hoger was dan van te voren geraamd. Jaarlijks wordt bij de meerjarenbegroting het renteomslag percentage bepaald. In het volgende boekjaar evalueren het renteomslag percentage bij het opstellen van de najaarsnota. We gaan geen maatregel nemen naar aanleiding van deze bevinding en vinden dit proces op een juiste wijze ingericht.

Bevindingen die geen financiële impact hebben, maar wel relevant zijn om te vermelden

We hebben geen bevindingen die geen financiële impact hebben, maar wel relevant zijn.

Collegeonderzoeken ex artikel 213a Gemeentewet

Bij de vaststelling van de Financiële verordening 2024 heeft de raad bepaald dat in de begroting jaarlijks een planning van de doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken die het college uitvoert wordt opgenomen. In de Jaarrekening doen we verslag van de onderzoeken. Voor 2024 stonden de volgende onderzoeken op de rol:

■ ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit): de jaarlijkse verantwoording over het kwaliteitszorgsysteem en de informatieveiligheid op het terrein van de Basisregistratie Personen (BRP). Resultaat te vinden op: https://www.waarstaatjegemeente.nl/viewer?report=rgt_iv17&inp_geo=gemeente_1680
■ ENSIA: de jaarlijkse verantwoording over het kwaliteitszorgsysteem op het terrein van de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG). Resultaat te vinden op: https://www.waarstaatjegemeente.nl/viewer?report=rgt_iv17&inp_geo=gemeente_1680
■ ENSIA: de jaarlijkse verantwoording over het kwaliteitszorgsysteem op het terrein van de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT). Resultaat te vinden op: https://www.waarstaatjegemeente.nl/viewer?report=rgt_iv17&inp_geo=gemeente_1680
■ ENSIA: de jaarlijkse verantwoording over het kwaliteitszorgsysteem op het terrein van de Basisregistratie Ondergrond (BRO). Resultaat te vinden op: https://www.waarstaatjegemeente.nl/viewer?report=rgt_iv17&inp_geo=gemeente_1680