Overhead, bedrijfsvoering en vennootschapsbelasting (vpb)
Beleidsthema | Portefeuillehouder | Afdeling |
|---|---|---|
Overhead | E.R. Jaensch/M.E. Huizing | Bedrijfsondersteuning |
Vennootschapsbelasting | M.E. Huizing | Bedrijfsondersteuning |
Onvoorzien | M.E. Huizing | Bedrijfsondersteuning |
Waar dit programma over gaat | |
|---|---|
Met de bedrijfsvoering ondersteunen we de beleidsteams bij de uitvoering van hun werk, zodat zij voor onze inwoners en bedrijven resultaten kunnen bereiken. We werken aan het continu verbeteren van de bedrijfsvoerings- en primaire processen. Bij het uitvoeren van lokale en wettelijke inspanningen richten we ons op de samenwerking met onze collega's van de gemeentelijke organisaties in de Leidse regio: we maken steeds meer gebruik van elkaars expertise. Dat doen we bijvoorbeeld op het gebied van informatiemanagement en -veiligheid, zaakgericht werken en project- en portfoliomanagement, in Servicepunt71-verband. Een van de vraagstukken die dat met zich meebrengt is wat de strategische doelstelling van deze samenwerking is en tot welk resultaat deze samenwerking uiteindelijk moet leiden. In het programma Overhead benoemen we ook onze ondersteunende taken. Dit gaat om bedrijfsvoeringstaken op het vlak van Financiën, HRM, Juridische zaken, Inkoop, Facilitaire zaken en ICT (waaronder Informatiemanagement, gegevens- en applicatiebeheer en per 2021 documentatie- en informatievoorziening. Deze voeren we uit in samenwerking binnen Servicepunt71. Communicatietaken blijven in de gemeente belegd. |
Programmadoelstelling | |
|---|---|
De organisatie in staat stellen inhoudelijke doelen voor de gemeente en gemeenschap te realiseren door op een effectieve en efficiënte manier op het gebied van bedrijfsvoering te ondersteunen. |
Beleidsthema Overhead
Subdoelen en behaalde resultaten | |
|---|---|
Directie en control | |
Subdoel 1 | De interne beheersing van de financieel bedrijfskritische processen is op orde. |
Resultaat | De laatste financieel bedrijfskritische processen zullen worden geactualiseerd. Jaarlijks wordt een intern controleplan opgesteld en wordt gerapporteerd in een integrale rapportage over de bevindingen. Op deze wijze wordt grip gehouden welke actiepunten en nog open staan. Er zijn stappen gezet om te komen tot een actuele integrale analyse van de frauderisico’s. |
Subdoel 2 | We zijn voorbereid op de invoering vanaf het boekjaar 2021 van de verplichte rechtmatigheidscontrole door het college van burgemeester en wethouders. |
Resultaat | De rechtmatigheidsverantwoording wordt niet eerder ingevoerd dan voor het boekjaar 2022. Op basis van de huidige inrichting van de interne beheersing zal de gemeente Oegstgeest naar verwachting in staat zijn om deze rechtmatigheidsverantwoording op te stellen. De opzet van de rechtmatigheidscontrole is reeds in het college besproken. |
Gemeentelijke huisvesting | |
Subdoel | Het gemeentehuis en de gemeentewerf worden planmatig beheerd en onderhouden. |
Resultaat | In 2020 en 2021 heeft er grootschalig onderhoud aan het gemeentehuis plaatsgevonden, waaronder buitenschilderwerk, markiezen, zonwering en reiniging van het ventilatiesysteem. Verder is de inbraakinstallatie vervangen en zijn er zonnepanelen op de gemeentewerf aangebracht. |
Bedrijfsondersteuning | |
Subdoel 1 | We hebben onze archieven (digitaal) op orde, dit blijkt uit de inspectieverslagen van onze archieven. |
Resultaat | De fysieke archieven zijn in 2021 gedigitaliseerd. Digitalisering van de bouwarchieven van na 2010 is uitgesteld vanwege capaciteitsgebrek. Het statisch archief is overgebracht naar Erfgoed Leiden en omstreden (ELO). Conform de aanbevelingen uit de inspectieverslagen hebben we werkapplicaties op ons zaaksysteem aangesloten en trainen we (nieuwe) medewerkers in het werken met dat zaaksysteem. |
Subdoel 2 | We hebben onze informatievoorziening op orde. |
Resultaat | In 2021 hebben we zaakgericht werken verder ontwikkeld. Het regionale project verloopt volgens planning. Daarnaast is het sociaal domein nu ook aangesloten op het zaaksysteem. |
Subdoel 3 | Inwoners, organisaties en partners zijn op tijd voorzien van relevante informatie. Zij weten waar de gemeente aan werkt en wat dat voor hen betekent. |
Resultaat | We hebben inwoners, organisaties en ondernemers goed geïnformeerd via bekende kanalen zoals het Gemeentenieuws in de krant, de website, de digitale nieuwsbrief en onze sociale media. Bij lokale werkzaamheden kozen we voor een bewonersbrief of projectnieuwsbrief. In 2021 hebben we een extra impuls gegeven aan de inzet van sociale media om onze informatievoorziening te versterken en de mate van interactie te vergroten. We hebben daarvoor een social mediastrategie opgesteld en zijn in september 2021 gestart met de uitvoering daarvan. De nieuwe aanpak is bijvoorbeeld terug te zien in de filmpjes en polls bij GFT-scheiding en korte vragenlijst bij de Veiligheidsmonitor. |
Subdoel 4 | We hebben inzicht in wat er speelt in de Oegstgeester samenleving. |
Resultaat | We hebben dagelijks bijgehouden wat er speelt in de media en op de sociale media en hebben deze informatie gebruikt om goed in te spelen op signalen en vragen uit het dorp. Het Klant Contact Centrum (KCC), de webredactie en Communicatie zijn intensiever samen gaan werken. Er is bijvoorbeeld twee keer per week afstemming over veelgestelde vragen, lopende en komende ontwikkelingen. Zo werken we beter en structureel samen aan een uniforme, correcte en volledige informatievoorziening voor ieder kanaal. Er is in 2021 extra aandacht besteed aan de kennisbank die het KCC gebruikt om telefonische vragen van inwoners direct te beantwoorden. In het voorjaar van 2021 is door de gemeente Oegstgeest een peiling gehouden onder inwoners over diverse actuele gemeentelijke beleidsonderwerpen, de zogenaamde Inwonersenquête. Dit onderzoek wordt iedere twee jaar gehouden. Daarnaast is het nieuwe digitale burgerpanel ingericht en gaven bij de eerste vragenlijst eind 2021 491 inwoners hun mening over afvalinzameling en -scheiding (project VANG). Naar verwachting worden deelnemers aan het digitale burgerpanel de komende jaren drie keer per jaar benaderd om hun mening te geven. |
Subdoel 5 | We hebben een duurzame dialoog met onze omgeving. Gesprekspartners zijn op tijd bij plannen en projecten betrokken en worden gestimuleerd om zelf initiatieven te nemen. |
Resultaat | Het digitale Doe Mee Platform, waar inwoners kunnen reageren op plannen en hun mening kunnen delen, is inmiddels een vast onderdeel van de communicatie en participatie. In 2021 werd het platform benut voor participatie bij 13 projecten van diverse grootte en abstractieniveau. Van de keuze voor een aan te planten boomsoort tot input voor het ambitiedocument omgevingsvisie en het voorkeursscenario voor de nieuwbouw van de Gevers-Deutz Terweeschool. Het platform heeft inmiddels 971 geregistreerde deelnemers (januari 2022). De uitbreiding van het platform met een vaste ingang voor initiatiefnemers staat gepland voor het eerste kwartaal van 2022. |
Subdoel 6 | We borgen de continuïteit en kwaliteit basisregistraties BAG/BGT/WKPB. |
Resultaat | De regionaal gebruikte applicatie wordt toegepast conform het vastgelegd proces. De kwaliteit van de administraties is gemeten via Landelijke ENSIA-audits. |
Subdoel 7 | De juridische kwaliteit van de processen en diensten in Oegstgeest voldoet aan vooraf gestelde doelen |
Resultaat | Servicepunt71 heeft de reguliere juridische ondersteuning conform afspraak geleverd. Vanwege interne personele omstandigheden is er geen kwaliteitsplan opgeleverd. |
Kredieten | Toelichting |
|---|---|
Doorschuiven (ouder dan drie jaar) | |
Vv telefonie 2016 | Dit project is na 2016 regionaal opgepakt en loopt nu onder de noemer ‘project digitalisering telefonie’. Het gaat hierbij om de vervanging van onze Mitel-centrale. |
VV verwarmingsinstallaties 226 kW | Investeringskrediet doorschuiven naar 2022. Een verkennend onderzoek m.b.t. verduurzaming i.c.m. vervanging uitgevoerd. Nader specialistisch onderzoek thans in uitvoering. Planning aanbesteding medio 2022. |
Afsluiten | |
DDB en aanschaf agenderen.nl | Project uitgevoerd, restant krediet € 1.000 |
Vervanging brandmeldinstallatie | Project afgerond, kleine overschrijding met € 2.000 |
VV zonwering; uitvalscherm, elektr. | Project afgerond, restant krediet € 48.000 |
Vv Inbraakalarminstallatie | Project afgerond, restant krediet € 5.000 |
Verduurzamen gemeentelijk vastgoed 2020 | Project afgerond, overschrijding met € 13.000 |
BO Audio visuele middelen vergaderzalen | Krediet is niet besteed, financiering verloopt via de exploitatie omdat sprake is van een lease overeenkomst |
Beleidsthema Vennootschapsbelasting
Voor de opbrengsten uit de verkoop restafval (papier, glas, metaal) is er sprake van Vpb-plicht. Dit betreffen slechts kleine inkomsten. In 2021 hebben we teveel betaalde Vpb 2017 t/m 2020 van de belastingdienst terugontvangen. Over de negatieve grondexploitatie 2021 hoeft geen vennootschapsbelasting afgedragen te worden.
Beleidsthema Onvoorzien
In de begroting was een bedrag van € 34.431 begroot voor onvoorziene uitgaven. Deze post is met toestemming van de toezichthouder bij de voorjaarsnota geschrapt. Onvoorziene uitgaven worden bij de voorjaarsnota en najaarsnota gemeld en verrekend met de Algemene reserve
Baten en lasten Overhead, bedrijfsvoering en vennootschapsbelasting (vpb)
Wat heeft het gekost?
6 OVERHEAD, BEDRIJFSVOERING, VPB | Rekening | Begroting | Wijziging | Begroting
2021 | Rekening | Verschil | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Beleidsthema Overhead | Lasten | 9.406 | 8.527 | 657 | 9.184 | 9.094 | 90 |
Baten | -300 | -8 | -6 | -14 | -154 | 140 | |
Saldo | 9.106 | 8.518 | 651 | 9.170 | 8.940 | 230 | |
Beleidsthema Vpb | Lasten | -4 | 1 | 0 | 1 | -21 | 21 |
Baten | -1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
Saldo | -5 | 1 | 0 | 1 | -21 | 21 | |
Beleidsthema Onvoorzien | Lasten | 0 | 34 | -34 | 0 | 0 | 0 |
Baten | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
Saldo | 0 | 34 | -34 | 0 | 0 | 0 | |
Programma | Lasten | 9.402 | 8.562 | 623 | 9.185 | 9.073 | 111 |
Baten | -301 | -8 | -6 | -14 | -154 | 140 | |
Saldo van baten en lasten | 9.101 | 8.553 | 617 | 9.170 | 8.919 | 251 | |
Reserves | Toevoeging | 150 | 125 | 100 | 225 | 225 | 0 |
Onttrekking | -395 | -295 | -68 | -363 | -363 | 0 | |
Mutaties reserves | -245 | -170 | 32 | -138 | -138 | 0 | |
Resultaat | 8.856 | 8.383 | 649 | 9.032 | 8.781 | 251 |
Toelichting op de financiële afwijkingen lasten en baten
beleidsthema | toelichting op afwijking lasten en baten |
|---|---|
Overhead | Toelichting lasten: |
De lichte onderschrijding komt met name door een voordeel op wachtgelden en frictiekosten. | |
Toelichting baten: | |
Hogere baten ad € 73.000 - Betreft de inzet van een sociaal makelaar en projectleider "samen tegen eenzaamheid" (een overheveling van salarisbudget naar projectbudget) . Hogere baten ad €48.000 - Bijdrage vanuit de regio voor regionale inzet van een kwaliteitsmedewerker Jeugdprogramma. Werkgeverschap wordt door Oegstgeest opgepakt, maar de gemeenten Leidse regio dragen hier elk hun steentje aan bij. Hogere baten ad € 23.000 - Rijksbijdrage instandhoudingssubsidie voor het monumentale gemeentehuis van de rijksdienst voor cultureel erfgoed. | |
Vpb | Toelichting lasten: |
We hebben een teruggave ontvangen over de jaren 2017 t/m 2020 (voordeel € 21.000). | |
Toelichting baten: | |
N.v.t. | |
Onvoorzien | Toelichting lasten |
N.v.t. | |
Toelichting baten | |
N.v.t. |
Verrekening reserves programma 6 | Rekening | Begroting | Wijziging | Begroting
2021 | Rekening | Verschil | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Reserve Organisatieontwikkeling | Toevoeging | 0 | 0 | 100 | 100 | 100 | 0 |
Onttrekking | -341 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
Saldo | -341 | 0 | 100 | 100 | 100 | 0 | |
Reserve Frictiekosten | Toevoeging | 150 | 125 | 0 | 125 | 125 | 0 |
Onttrekking | -53 | -295 | -68 | -363 | -363 | 0 | |
Saldo | 97 | -170 | -68 | -238 | -238 | 0 | |
Totaal | Toevoeging | 150 | 125 | 100 | 225 | 225 | 0 |
Onttrekking | -395 | -295 | -68 | -363 | -363 | 0 | |
Verrekening reserves programma 6 | -245 | -170 | 32 | -138 | -138 | 0 |
Toelichting op de financiële afwijkingen reserves
Geen afwijkingen.
Verbonden partijen
Verbonden partijen | Bijdrage aan programmadoelstellingen |
|---|---|
Servicepunt71 | Servicepunt71 zorgt voor de interne bedrijfsvoering van Oegstgeest. Het servicepunt zorgt voor continuïteit en vermindert daarmee de kwetsbaarheid van onze organisatie. Ook verhoogt het de kwaliteit van bedrijfsvoeringsprocessen en de professionaliteit van de medewerkers. |