Bedrijfsvoering

Algemeen

Met de bedrijfsvoering ondersteunen we de organisatie bij de uitvoering van hun werk. Hierdoor kunnen we inwoners en bedrijven in ons dorp voorzien van een goede dienstverlening en de ambities uit het coalitieakkoord realiseren.

Gemeente Leiden - centrumgemeente

Bij bedrijfsvoering werken we samen met onze collega's in de Leidse regio: we maken steeds meer gebruik van elkaars expertise. Vanaf 2023 doen we dat op bedrijfsvoeringsgebied via de Centrumregeling bedrijfsvoering Leidse regio: de gemeente Leiden voert de dienstverlening uit die Servicepunt71 daarvoor uitvoerde. Het eerste jaar van de transitiefase (die tot 2025 duurt) is succesvol verlopen. Collega’s, contracten, applicaties etc. zijn zonder noemenswaardige problemen overgedragen en ingebed in de Leidse organisatie.

In de transitiefase borduren we nog voort op de afgesproken dienstverlening zoals die onder Servicepunt71 gold omdat de meeste aandacht en energie naar de transitie zelf gaat. De dienstverlening is op peil gebleven.

Een belangrijk ontwikkelpunt is het verder versterken van de nabijheid en zichtbaarheid van IDA bij de partners. Hiervoor is vanuit het relatiemanagement nagedacht hoe we dit vanaf 2024 gaan inrichten en welke overlegvormen daarbij horen. Met de regiogemeenten is ook nagedacht hoe de nieuwe manier van samenwerken vorm krijgt bij gezamenlijke besluitvorming.

Ook zijn het afgelopen jaar stappen gezet om een Strategisch Plan Bedrijfsvoering Leidse regio te maken. In 2023 is met twee bijeenkomsten het samenspel tussen cluster IDA en zijn business partners (waaronder de partnergemeenten) verkend. De strategische thema’s zijn geïdentificeerd. Deze worden uitgewerkt in de strategische bedrijfsvoeringsagenda. De strategische bedrijfsvoeringsagenda vormt straks, samen met de verbeter- en ontwikkelagenda, de inhoud van het strategisch plan.

We hebben ten aanzien van de reguliere dienstverlening geen extra kosten gemaakt buiten de vooraf bepaalde lumpsum en de risicobijdrage. In 2024 is de voorbereiding van de tweede dienstverleningsovereenkomsten tussen centrumgemeente en partnergemeenten vanaf 1 januari 2025 met goede nieuwe afspraken hebben die invulling geven aan de doelen van de andere vorm van samenwerking. We betrekken de raad hier nadrukkelijk bij.

Personeel & organisatie (HRM)

Formatie en bezetting

De formatie en bezetting is per 31 december 2023 als volgt:

In algemene zin is de formatie met bijna 2 fte gestegen in 2023 t.o.v. 2022 (153 fte). De bezettingsgraad van 91% is met peildatum 31-12-2023 licht gestegen t.o.v. een jaar eerder (89%).

De verhouding tussen vaste en flexibele medewerkers is teruggebracht van 22,6% in 2022 naar 14,8% in 2023.

Strategische beleidsfuncties, technische functies, groenbeheerders en specialistische functies blijven lastiger te werven. Waar mogelijk wordt geïnvesteerd in het doorontwikkelen van de huidige medewerkers naar deze functies.

Daarnaast zijn in 2023 diverse maatregelen getroffen om de aantrekkelijkheid van Oegstgeest als werkgever te vergoten, zoals het verbeteren van de werkplekken, het stimuleren van de samenwerking en elkaar ontmoeten door prettige ontmoetingsplekken en voorzieningenen te creëren, het actualiseren van het inwerkprogramma en opleidingsplan en het aanbieden van thuiswerkvoorzieningen. Aantrekkelijk werkgeverschap maakt inmiddels onderdeel uit van onze organisatievisie 'Organisatiekracht: een visie op samenwerking en groei', waarvoor in 2024 concrete projecten zijn benoemd. Zo werken we aan een prettige werkomgeving en -sfeer, versterken we waar we goed in zijn en zijn wij steeds beter voorbereid op de ontwikkelingen die op ons af komen.

Verzuim en gezondheid

In 2023 is het ziekteverzuim gestegen van 5,3% in 2022 naar 5,9% in 2023. Dit komt door een stijging van het langdurig verzuim (43 dagen - 365 dagen). Het zeer lang verzuimpercentage stijgt licht ten opzichte van eerdere jaren en bevindt zich nog ruim binnen de benchmark van andere gemeentes (dit is 6,3% in het eerste half jaar van 2022, het tweede half jaar is nog niet bekend).

Regionale HRM-projecten

Binnen de regiogemeenten is er met name gewerkt aan de projecten ‘Arbeidsmarktstrategie’, ‘Vitaliteit, Arbo & Gezondheid’ en ‘Hybride Werken’. Naast deze regionale projecten is er gezamenlijk opgetrokken in het stemadvies en implementatie van de wijzigingen van de Cao Gemeenten en doorontwikkeling van de Strategische Personeelsplanning (SPP).

Informatievoorziening en ICT

De IV-organisatie ontwikkelt zich continu. In 2023 heeft de focus gelegen op het beter op orde brengen van de basis ten behoeve van verbeterde dienstverlening aan de partnerorganisaties. Er is geïnvesteerd in een stabiele en vereenvoudigde ICT-omgeving. Dit is het fundament onder de IV-organisatie en drijft de digitalisering van de gemeenten.

In 2023 is gewerkt aan vele regionale informatievoorzieningsprojecten. Enkele voorbeelden: de nieuwe aanbesteding van het financieel en inkoopsysteem is opgestart. De implementatie van RIS-BIS is voortgezet en wordt naar verwachting in de eerste helft van 2024 met vertraging afgerond. Maar ook aan de suite sociaal domein, het digitaal stelsel Omgevingswet en de telefoonomgeving is gewerkt.

Daarnaast worden er ook projecten uitgevoerd waar de organisaties niks van merken, maar die er wel voor zorgen dat iedereen kan blijven werken. Denk hierbij aan projecten die ervoor zorgen dat onze apparatuur en software wordt vervangen of ge-upgrade. Tevens zorgt dit ervoor dat we blijven voldoen aan de privacy wetgeving en de AVG en dat we minder vatbaar zijn voor digitale aanvallen van buitenaf.

We hebben ook in 2023 gewerkt aan het grip krijgen en houden op deze vaak complexe projecten. De lessen uit de eerste aanbesteding van het financieel en inkoopsysteem hebben we ter harte genomen, en nemen we mee in nieuwe projecten. In 2023 is ook een strategisch portfolio opgesteld dat de basis is voor de uitvoering van IV-projecten in 2024 en verder. Een van de uitgangspunten is eerst afronden van projecten voordat nieuwe projecten worden opgestart.

Onze ervaringen met ICT laten zien dat er kansen zijn om de dienstverlening op dit gebied te verbeteren. Er is met enige regelmaat uitval van systemen. Onze collega's van ICT leveren hierbij goede en snelle ondersteuning. Tegelijkertijd is er een schaarste aan personeel op de arbeidsmarkt. Dit belemmerde de Centrumregeling in 2023 om verbeteringen op het gebied van processen en op basis ICT-voorzieningen door te voeren zoals gewenst. IN 2023 hebben wij zelf gewerktaan het verbeteren van de dienstverlening op het gebied van ICT door strakker te sturen op het oppakken van issues. Wij realiseren ons hierbij dat IDA ook afhankelijk is van leveranciers.

Datamanagement

Gemeenten in de regio hebben de wens om meer datagedreven te werken. Het thema Digitale transformatie is één van de thema's uit de strategische bedrijfsvoeringsagenda van de Centrumgemeente. In 2023 heeft Oegstgeest geen prioriteit gegeven aan projecten op het gebied van datagedreven werken.

Privacy en informatiebeveiliging

Op basis van onze Strategie Digitale Veiligheid 2021-2024 hebben we in 2023 aan de volgende onderwerpen gewerkt.

We hebben Cyberweerbaarheid en privacybewustzijn vergroot door bewustwordingssessies, bijvoorbeeld bij de introductie van nieuwe medewerkers. Daarnaast hebben we cursussen aangeboden via e-learning. Ook werden phishingtests uitgevoerd. Alle teams hebben het spel Spion op je Pad gespeeld om de privacybewustwording te vergroten.

Om te voldoen aan de BIO (Baseline informatieveiligheid overheid) en de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) toetsen we projecten op het verwerken van persoonsgegevens en de beveiliging van gegevens. Daar waar nodig worden ook DPIA’s (Data protection impact assessments) uitgevoerd. Het uitvoeren van DPIA’s op privacygevoelige processen blijft een speerpunt.

Om de beveiliging van systemen op orde te houden hebben we in 2023 extra software aangeschaft om onze systemen op locatie en in de cloud beter te beveiligen en te monitoren. We zijn gestart met het vernieuwen van onze beveiligingssystemen zodat we beter in staat zijn cyberdreiging te detecteren en adequaat daarop te reageren.

In 2023 zijn we getart met het project BCM (Business Continuity Management) met als doel continuïteitsplannen te maken voor de meeste kritische processen binnen de gemeente. Deze worden voor de gemeente Leiden gemaakt maar worden door alle gemeenten in de Leidse regio gebruikt, omdat we gebruik maken van dezelfde applicaties.

Digitalisering en zaakgericht werken

De in 2022 gestarte regionale inzet van registratoren is sinds 2023 vaste praktijk zodat achtervang gewaarborgd is. Kwaliteitszorg door medewerkers stond in het teken van structurele controles in het informatiebeheersysteem (en contacten daarover met zaakbehandelaren) en werkzaamheden ten behoeve van de papieren archieven. De verwachting is dat de ruimte voor kwaliteitszorg in 2024 zal toenemen.

De digitalisering van van het bouwarchief vanaf 2010 loopt vertraging op en wordt in 2024 voortgezet. In afstemming met ELO wordt er voor zorggedragen dat deze dossiers met behulp van de juiste metadata worden ontsloten en daarmee, net als de dossiers van voor 2010, eenvoudiger beschikbaar zijn.

In 2023 is er een koppeling tussen de systemen die voor WMO, en Werk en Inkomen worden gebruikt met het zaaksysteem. Hierdoor zijn alle stukken te raadplegen in het centrale informatiesysteem en kan er tegelijk gewerkt blijven worden in de eigen taakspecifieke applicaties.

In 2023 is gestart met de uitfasering van een e-mailarchiefsysteem om te voldoen aan de AVG. De daadwerkelijke uitvoering wordt in 2024 afgerond.

Juridische kwaliteitszorg

In 2023 is een LEAN-traject gestart om de (tijdigheid van) bezwaarbehandeling bij de Regionale Commissie Bezwaarschriften te verbeteren. Samen met de gemeente Leiden onderzoeken wij welke procesverbeteringen kunnen worden doorgevoerd om onze gezamenlijke dienstverlening te optimaliseren. In 2024 zullen de bevindingen worden opgeleverd en uitgevoerd. Als onderdeel van het LEAN-traject is een dashboard ingericht dat de doorlooptijd van verschillende soorten bezwaarzaken monitort.

Juridische zaken

Open en Toegankelijke Overheidsinformatie

Het project OTO houdt zich bezig met de invoering en toepassing van drie wetten. Deze wetten hebben met elkaar gemeen dat zij zorgen voor een transparante en toegankelijke overheid. Het gaat om de Wet open overheid (Woo), de Wet elektronische publicaties (Wep) en de Wet digitale overheid (Wdo). Het betreft een regionaal project dat ook in 2023 diverse stappen heeft gezet om te zorgen voor een goede invoering van deze wetten in de organisatie. Zo is een, op het projectplan gebaseerd, uitvoeringsplan vastgesteld. Dit uitvoeringplan brengt in kaart welke verschillende stappen de komende tijd gezet moeten worden, voorzien van een tijdsplanning. Ook is in 2023 veel aandacht besteed aan het geven van voorlichting over het project, zowel aan de ambtelijke organisatie als aan bestuurders.
In 2023 is besloten dat ook de invoering van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) onder het project komt te hangen. Hiervoor wordt in 2024 een aparte projectleider aangenomen.

Verantwoording ten aanzien van de rechtmatigheidsevaluatie

Bij de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financiële beheer wordt aandacht geschonken aan de drie (rechtmatigheids)criteria: het begrotingscriterium, het misbruik en oneigenlijk gebruikcriterium en het voorwaardencriterium. In de kadernota 2023 van de commissie BBV is is nader beschreven welke aspecten in de bedrijfsvoeringsparagraaf moeten worden opgenomen:

1. Indien het totaal van de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden, ieder afzonderlijk) ten aanzien van begrotings-, voorwaarden- en misbruik en oneigenlijk gebruik criterium boven de door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens komen, wordt aangegeven welke beheersingsmaatregelen zijn getroffen om in de toekomst tekortkomingen in de rechtmatigheid te voorkomen;
2. Bevindingen die boven de rapporteringsgrens (€ 100.000) vallen die college en raad met elkaar door middel van het "intern controleprotocol" hebben afgesproken;
3. Bevindingen die geen financieële impact hebben, maar wel relevant zijn om de raad over te informeren (formele rechtmatigheidsfouten). Hierbij kan worden gedacht aan de volgende omstandigheden:

• De normen uit de gids proportionaliteit worden veelvuldig niet nageleefd of worden slecht gedocumenteerd en/of gemotiveerd;
• Niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de wet Fido en bijbehorende Regelingen.

Genomen beheersingsmaatregelen ten aanzien van geconstateerde afwijkingen

We hebben vastgesteld dat de geconstateerde fouten onrechtmatigheden (als gedefinieerd in de Kadernota Rechtmatigheid) het door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens voor rechtmatigheid heeft overschreden. Dit geldt niet voor de door ons geconstateerde onduidelijkheden.

We gaan nu in op de geconstateerde afwijkingen en de daarbij genomen beheersingsmaatregelen.

Onrechtmatige aanbesteding - € 236.000

Er heeft een meervoudige onderhandse aanbesteding plaats gevonden voor de inhuur van een projectleider. Aanvankelijk was de overeenkomst 1 juni 2022 tot en met 31 mei 2023 waarbij de optie aanwezig was tot verlenging. De opdracht is uiteindelijk ook verlengd, echter is bij de raming van de verlenging niet rekening gehouden met nog te ontvangen inkoopfacturen voor de werkzaamheden die al waren uitgevoerd. De verlenging van de overeenkomst was zodoende op een onjuiste raming gebaseerd. Zowel Team Contractadvies en Inkoopadministratie van de gemeente Leiden als de budgethouder zullen er in de toekomst gezamenlijk voor waken dat de raming wordt opgesteld op basis van de juiste informatie en gegevens.

Budgetoverschrijding lasten doordat budget niet opnieuw was aangevraagd - € 111.000

In programma 5 is sprake van een overschrijding van de lasten doordat werkzaamheden in het boekjaar 2023 zijn uitgevoerd terwijl het budget aanvankelijk was geraamd in het boekjaar 2022. De financieel adviseur zal in de toekomst waken dat een onuitgeput budget in de voorjaarsnota alsnog wordt aangevraagd, indien dit nodig is. Dit om een overschrijding te voorkomen.

Bevindingen die boven de rapporteringsgrens vallen

In deze paragraaf moet een nadere toelichting worden gegeven op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen voor zover deze de rapportagegrens overschrijden, maar waarbij het totaal aan afwijkingen niet de verantwoordingsgrens heeft overschreden. Voor deze bevindingen geven we aan welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

Doordat het totaal aan fouten de verantwoordingsgrens heeft overschreden, zijn de bevindingen en de daarbij genomen beheersingsmaatregelen eerder al omschreven.

Bevindingen die geen financiële impact hebben, maar wel relevant zijn om te vermelden

We hebben geen bevindingen die geen financiële impact hebben, maar wel relevant zijn.

Collegeonderzoeken ex artikel 213a Gemeentewet

Bij de vaststelling van de Financiële verordening 2023 heeft de raad bepaald dat in de begroting jaarlijks een planning van dedoelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken die het college uitvoert wordt opgenomen. In de Jaarrekening doen we verslag van de onderzoeken. Voor 2023 stonden de volgende onderzoeken op de rol:

■ ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit): de jaarlijkse verantwoording over het kwaliteitszorgsysteem en de informatieveiligheid op het terrein van de Basisregistratie Personen (BRP). Resultaat te vinden op: https://www.waarstaatjegemeente.nl/viewer?report=rgt_iv17&inp_geo=gemeente_1680
■ ENSIA: de jaarlijkse verantwoording over het kwaliteitszorgsysteem op het terrein van de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG). Resultaat te vinden op: https://www.waarstaatjegemeente.nl/viewer?report=rgt_iv17&inp_geo=gemeente_1680
■ ENSIA: de jaarlijkse verantwoording over het kwaliteitszorgsysteem op het terrein van de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT). Resultaat te vinden op: https://www.waarstaatjegemeente.nl/viewer?report=rgt_iv17&inp_geo=gemeente_1680
■ ENSIA: de jaarlijkse verantwoording over het kwaliteitszorgsysteem op het terrein van de Basisregistratie Ondergrond (BRO). Resultaat te vinden op: https://www.waarstaatjegemeente.nl/viewer?report=rgt_iv17&inp_geo=gemeente_1680
■ Clienttevredenheidsonderzoek Wmo. Resultaat te vinden op: https://www.waarstaatjegemeente.nl/mosaic/gemeentelijke-monitor-sociaal-domein/2--wmo