Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling

Schattingswijziging

De gemeenteraad heeft op 7 november 2023 besloten om een schattingswijziging door te voeren. De schattingswijziging ziet toe op het wijzigen van de verwachte toekomstige gebruiksduur van betonnen bruggen van 30 jaar naar 60 jaar. De aanpassing is gebaseerd op de NEN normering die in de nationale richtlijn voor constructief ontwerp is opgenomen.

De aanpassing van de afschrijvingstermijn is door de gemeenteraad met het vaststellen van de financiële verordening gemeente Oegstgeest 2024-1 d.d. 21 maart 2024 geformaliseerd. De schattingswijziging is prospectief verwerkt. Dit houdt in dat er geen herrekening plaats vindt over eerdere jaren waarover een afschrijving heeft plaats gevonden. Het financiële effect van de schattingswijziging voor het boekjaar 2023 is circa € 5.700 (V), ofwel de afschrijvingslasten zijn lager geworden.

Algemene grondslagen voor waardering en resultaatbepaling

De jaarrekening is opgesteld met inachtneming van de voorschriften zoals opgenomen in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de verordening ex artikel 212 Gemeentewet. De financiële verordening 2024 is op 21 maart 2024 vastgesteld.

De financiële verordening bevat onder andere:

• regels voor waardering en afschrijving van activa;
• criteria voor het activeren van investeringen, bestaande uit:
  • een minimumbedrag, en/of;
  • een minimale gebruiksduur;
• regels voor het moment waarop met afschrijven van een nieuw kapitaalgoed wordt begonnen;
• uitgangspunten over de handelswijze over de restwaarde van activa;
• grondslagen voor de berekening van de door het gemeentebestuur in rekening te brengen prijzen en tarieven;
• regels over de algemene doelstellingen, de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie en over de administratieve organisatie van de financieringsfunctie;
• kaders voor het ten gunste of ten laste brengen van specifiek benoemde saldi aan een specifiek benoemde bestemmingsreserve;
• regels ten aanzien van:
  • de autorisatie van kredieten door de gemeenteraad;
  • vervaardigingskosten van niet in exploitatie genomen gronden;
  • hoogte van de in acht te nemen marktwaarde;
  • tussentijdse winstneming;
  • de wijze van activering van kosten.

Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening

• Voor zover niet anders vermeld, hebben we activa gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs. De verkrijgingsprijs omvat de aanschafkosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, die je rechtstreeks aan de vervaardiging kunt toerekenen. In de vervaardigingsprijs kun je ook een redelijk deel van de indirecte kosten opnemen. De afschrijving vindt plaats volgens de lineaire afschrijvingsmethode. Afschrijving start op 1 januari van het jaar na ingebruikneming. Aan de vaste activa is rente toegerekend op basis van het rente-omslagpercentage. De activa met een aanschaffingsbedrag tot € 10.000 brengen we in het jaar van aanschaf direct ten laste van het overzicht van baten en lasten. Voor zover niet anders gemeld, hebben we passiva gewaardeerd tegen de nominale waarde.
• De baten en lasten rekenen we toe aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten nemen we slechts op als zij op de balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, nemen we in acht als zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden.
• Dividendopbrengsten van deelnemingen nemen we op bij de baten, zodra het dividend betaalbaar gesteld wordt.
• Personeelslasten rekenen we in principe toe aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen en/of schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskostengerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume, rekenen we sommige personele lasten echter toe aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt. Voorbeelden hiervan zijn componenten zoals de ziektekostenpremie ten behoeve van gepensioneerden, verlofaanspraken en dergelijke.

Balans

ACTIVA

Immateriële vaste activa

Bijdragen aan activa in eigendom van derden kunnen worden geactiveerd, indien:
a. er sprake is van een investering door een derde;
b. de investering bijdraagt aan de publieke taak;
c. de derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen en;
d. de bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of de provincie onderscheidenlijk gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering.
De afschrijvingsduur voor deze bijdragen is maximaal gelijk aan die van de activa waarvoor de bijdrage aan derden wordt verstrekt.

Materiële vaste activa

Afschrijvingstermijnen

Termijnen conform de financiële verordening 2024 *

* Zie de financiële verordening 2024 voor aanvullende afschrijvingstermijnen

Alle investeringen met economisch nut moeten we activeren. Versneld afschrijven is bij dit soort investeringen niet toegestaan. Een uitzondering is gemaakt voor kunstvoorwerpen met een cultuurhistorische waarde. Voor zover deze niet bedoeld zijn voor de verkoop: deze activeren we niet. Waardering vindt plaats tegen de verkrijgingsprijs verminderd met de voor de verschillende activa geldende afschrijvingen (gebaseerd op de verwachte gebruiksduur) en de ontvangen bijdragen.

Vanaf 1 januari 2017 is de keuzemogelijkheid vervallen ten aanzien van het wel of niet activeren van investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut. Vanaf die datum moeten we al deze investeringen activeren en afschrijven over de gebruiksduur. Ook is het vanaf deze datum niet langer toegestaan om reserves direct op deze activa in mindering te brengen en/of versneld af te schrijven. Deze nieuwe afschrijvingssystematiek heeft geen gevolgen gehad voor de afschrijvingstermijnen.

Financiële vaste activa

Kapitaalverstrekkingen en leningen u/g (uitgeleend geld) hebben we opgenomen tegen nominale waarde. Zo nodig hebben we een voorziening voor verwachte oninbaarheid in mindering gebracht.
Participaties in het aandelenkapitaal van nv’s en bv’s (kapitaalverstrekkingen aan deelnemingen in de zin van het BBV) hebben we gewaardeerd tegen de verkrijgingsprijs van de aandelen. Indien de waarde van de aandelen onverhoopt structureel mocht dalen tot onder de verkrijgingsprijs, zullen we deze afwaarderen. Van een deelneming is volgens artikel 1 lid d BBV sprake als de gemeente participeert in het aandelenkapitaal van een nv of bv.
Geactiveerde bijdragen aan eigendom van derden hebben we gewaardeerd tegen het bedrag van de verstrekte bijdragen, verminderd met afschrijvingen. De verleende bijdragen schrijven we af in de periode waarin het betrokken eigendom van de derde partij - op basis van de door ons gestelde voorwaarden - moet bijdragen aan de publieke taak.

Vlottende activa

Voorraden
Het startpunt van een grondexploitatie is het raadsbesluit waarin het complex (inclusief grondexploitatie) wordt vastgesteld. Vanaf dat moment openen we de grondexploitatie en kunnen we de vervaardigingskosten activeren.
De onderhanden werken grondexploitatie hebben we opgenomen tegen de werkelijke productiekosten (aankopen, bouw- en woonrijp maken, rente et cetera) min de opbrengsten uit verkopen. Verliezen nemen we op het moment dat deze voorzienbaar zijn. Voor het nemen van winsten passen we het voorzichtigheidsbeginsel toe. Voor het bepalen van de hoogte van tussentijdse winstneming wordt de Percentage of completion (POC) methode gehanteerd. Deze methode wordt voorgeschreven door het BBV. Door gebruik te maken van de POC methode wordt, naar rato van de voortgang van het project, tussentijds winst genomen.

Voor de waardering op de balans brengen we de voor de grondexploitatieprojecten gevormde voorzieningen in mindering op de boekwaarde. De vervaardigingsprijs omvat de aanschafkosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten (limitatief opgesomd in de kostensoortenlijst zoals opgenomen in artikel 6.2.4 van het besluit Ruimtelijke ordening), die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs nemen we daarnaast een redelijk deel op van de indirecte kosten en rekenen we de werkelijk over vreemd vermogen betaalde rente over het boekjaar toe. De rente rekenen we toe over de boekwaarde van de grondexploitatie per 1 januari van het betreffende boekjaar.

Vorderingen
De vorderingen waarderen we tegen nominale waarde. Voor verwachte oninbaarheid hebben we een voorziening in mindering gebracht.

PASSIVA

Eigen vermogen
Het eigen vermogen bestaat uit de reserves en het resultaat na bestemming volgens het overzicht van baten en lasten. Het resultaat nemen we afzonderlijk op als onderdeel van het eigen vermogen.

Voorzieningen
Voorzieningen vormen we ter afdekking van:

• verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, maar redelijkerwijs is in te schatten;
• op de balansdatum bestaande risico’s als gevolg van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten;
• kosten die we in een volgend begrotingsjaar zullen maken, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren;
• de bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen, waarvoor een heffing wordt geheven als bedoeld in artikel 35, eerste lid, onder b.

Tot de voorzieningen rekenen we ook de van derden ontvangen middelen die we specifiek moeten besteden. Met uitzondering van de voorschotbedragen. Een uitzondering hierop zijn de van de Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel, die dienen om de lasten van volgende begrotingsjaren te dekken. Conform artikel 49 BBV nemen we deze sinds 2008 op onder de overlopende passiva. De voorzieningen waarderen we tegen de nominale waarde.

De voorziening Pensioenverplichtingen wethouders waarderen we tegen de contante waarde. Hierbij maken we gebruik van het door de DNB vastgestelde rentetermijnstructuur Pensioenfondsen.

We vormen geen voorzieningen voor jaarlijks terugkerende aan arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume. We voegen geen rente toe aan voorzieningen, met uitzondering van de voorzieningen voor de grondexploitaties.

Vaste en vlottende schulden
Langlopende schulden en kortlopende schulden hebben we gewaardeerd tegen de nominale waarde.

Overlopende passiva
Overlopende passiva hebben we gewaardeerd tegen de nominale waarde.

Borg- en garantstellingen
Voor zover we leningen gewaarborgd hebben, is het totaalbedrag van de geborgde schuldrestanten opgenomen vanaf het einde van het boekjaar. Dit bedrag hebben we niet meegenomen in de telling van de balans. In de toelichting op de balans staat hierover meer informatie.

Algemene grondslagen voor de Rechtmatigheidsverantwoording

De in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld op basis van de kaders zoals besloten in de financiële verordening en op basis van de kadernota rechtmatigheid. Dat betekent dat:

• De rechtmatigheidsverantwoording toeziet op de financiële rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties op grond van art. 17 Financiële-verhoudingswet;

• De financiële rechtmatigheid waaronder het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium omvat:
  • Voor het voorwaardencriterium bestaat de norm uit het normenkader zoals op 25 januari 2024 door de raad is vastgesteld;
  • Voor het begrotingscriterium geldt dat alle overschrijdingen van lasten en investeringskredieten onrechtmatig zijn, waarbij voor een aantal scenario’s in het intern controleprotocol is beschreven wanneer deze overschrijdingen acceptabel zijn. Voor overschrijdingen van baten en onderschrijdingen van lasten en baten in de exploitatie en onderschrijdingen van investeringskredieten geldt dat deze als onrechtmatig zijn aangemerkt indien ze niet tijdig aan de raad zijn gemeld. Deze afwijkingen zijn tijdig gemeld als de afwijkingen zijn opgenomen in een tussentijdse rapportage aan de raad en/of zijn gemeld in de jaarstukken over het betreffende boekjaar. Zie financiële verordening artikel 13 lid 4 vastgesteld op 24 februari 2024.
  • Ten aanzien van het M&O criterium is de nota M&O beleid van onze organisatie leidend bij het opsporen van misbruik en oneigenlijk gebruik. Omdat alleen bij misbruik sprake is van een onrechtmatigheid zijn eventuele gevallen van misbruik (mits cumulatief met andere fouten of onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens) opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.

• De rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld binnen de kaders van de kadernota rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV alsmede onze eigen financiële verordening. Dit betekent dat:
  • Een verantwoordingsgrens van 1% (van de totale lasten inclusief dotaties aan de reserves) is gehanteerd waarboven cumulatieve fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen:
  • Een rapporteringstolerantie van €100,000,-. Dit is 0,14% van de totale lasten inclusief dotaties aan de reserves waarboven fouten en onduidelijkheden in de paragraaf bedrijfsvoering worden opgenomen.